Ser um produtor de eventos não é uma tarefa fácil. Afinal, a organização é fundamental durante meses antes do evento, a fim de garantir que toda a estrutura esteja em ordem e de que o público irá gostar.
Mas como garantir que todos os aspectos e questões estão em ordem? Ainda mais, como se certificar de que tudo irá correr bem durante o evento? Essas dúvidas podem causar uma certa ansiedade na equipe de organização, mas se planejar é fundamental para acalmar os nervos.
Para te ajudar a produzir eventos de cultura pop da melhor maneira possível, preparamos este conteúdo completo para você. Nós separamos as melhores dicas para seu evento ser um sucesso. Boa leitura.
Eventos de cultura pop
Os eventos de cultura pop mobilizam milhares de pessoas ao redor do mundo, e a experiência não é diferente no Brasil. Todos os anos, nosso país recebe diversos eventos em diversas regiões, que contam com convidados especiais, novidades e diversas atrações interativas para o público.
A cultura pop por si só abrange diversas manifestações artísticas e midiáticas, atingindo uma grande parcela da população. Hoje em dia, é muito difícil encontrar alguém que não consuma algo da cultura pop, sem considerar os fãs de carteirinha.
Músicas, filmes, jogos, séries… quem nunca quis comprar aquela camiseta do artista preferido ou até mesmo um figure action de um personagem? Pois é, então imagine tudo isso em apenas um só lugar, em grandes eventos.
Não à toa, os projetos se popularizaram e, hoje, contam com grandes patrocínios de marcas, mobilizando milhares de pessoas e milhões de reais (e dólares). As pessoas se reúnem e têm a oportunidade não apenas de aproveitar um ambiente repleto de tudo o que mais gosta, mas também encontrar pessoas com gostos semelhantes.
Por isso, os eventos de cultura pop são amplamente atraentes para o público, para os organizadores e até para os próprios investidores, que têm muito a ganhar com eles.
Como organizar e produzir eventos de cultura pop
A produção de eventos de cultura pop não é algo simples. São meses de organização e planejamento, que dependem de diversas pessoas, times e empresas para acontecer.
Mesmo para os produtores com maior experiência, um projeto deste tamanho pode ser um verdadeiro desafio, mas nada que um bom plano de ação não ajude
Para te ajudar com os detalhes, preparamos as seguintes dicas para produzir eventos de cultura pop:
Mantenha a organização
Manter a organização para produzir eventos de cultura pop é fundamental, sobretudo com a quantidade de informações e detalhes que aparecem ao longo do processo.
Ser resiliente e flexível, considerar os melhores e os piores cenários, considerar imprevistos e acidentes são partes dessa organização, que permitem reduzir ao máximo os danos e perdas.
Contar com uma equipe de organização, com times e responsabilidades atribuídos a cada área, ajuda a microgerenciar cada parte do evento. Equipes responsáveis pelo patrocínio, outro pelas atrações, e assim por diante, auxiliam o planejamento.
Quais as datas, horários e local do evento?
Determinar as datas e os horários, bem como o local do evento, é uma das partes mais importantes para produzir eventos de cultura pop. Afinal, você precisa entender qual será o tamanho esperado, a infraestrutura necessária e a quantidade máxima de público.
Isso sem contar que a data e o local são fatores limitantes ao público. Por exemplo, eventos realizados em cidades grandes como São Paulo tendem a atrair mais do que eventos locais, mas trazem custos maiores aos organizadores.
Use a internet a seu favor
A cultura pop é amplamente difundida pela internet, então por que não utilizá-la para divulgar seu evento e atrair seu público?
Usar as redes sociais, sejam estratégias orgânicas ou pagas, traz visibilidade ao evento. Ao invés de divulgar todas as informações imediatamente, por que não ir soltando atrações aos poucos, com o passar do tempo?
Além disso, criar uma identidade visual para o evento atrai e destaca o seu evento. As cores e as imagens são grandes atrativos, além de conquistarem o público-alvo.
Você não precisa usar a tecnologia apenas para divulgar seu evento. Atualmente, é possível aprimorar cada vez mais a experiência dos visitantes com atrações interativas, como o famoso VR (virtual reality, traduzido para o português como realidade virtual) que por si só traz diversas possibilidades.
Ainda, a organização pode contar com aplicativos que auxiliam no gerenciamento do evento, facilita a comunicação entre times e pessoas, e garante que tudo está em ordem e em dia.
Por exemplo, a compra dos ingressos e sua disponibilidade podem ser digitais, lidas na entrada do evento.
Pense e conquiste patrocinadores
Grandes eventos atraem grandes investimentos. Os patrocinadores querem divulgar suas marcas e seus negócios, conquistar visibilidade e atrair mais público para si. Então, por que não contar com patrocinadores para seu evento?
Começar do 0 pode ser um tanto complicado, mas apresentar argumentos favoráveis ao patrocínio, como número de ingressos vendidos, expectativa de público e até mesmo convidados e atrações, podem ser fatores importantes e positivos para conquistar a atenção dos investidores.
Além disso, você pode pode divulgá-los nas redes sociais como parte do evento, já que isso atrai ainda mais visibilidade e autoridade. Já pensou uma grande marca apoiando seu evento? Isso garante uma boa parte do sucesso.
Fornecedores são muito importantes
Encontrar bons fornecedores e manter um bom relacionamento com eles é importante para todos os eventos de cultura pop. É com eles que você consegue tudo o que seu evento precisa, desde itens promocionais até estrutura básica.
Estude as melhores opções e as que te trarão melhores vantagens e resultados. Separe um tempo e se dedique a encontrar bons fornecedores, construa um relacionamento estável e mantenha contato frequente.
Crie um cronograma
Prazos ajudam a manter o foco nos objetivos e evitar que tudo fique para última hora. Não se trata apenas de estabelecer as datas e horários do evento, mas sim cronogramas internos da organização para que os times se alinhem e andem juntos.
Afinal, de nada adianta se o time de marketing desenvolve uma estratégia para conquistar o público se o time de relações ainda não determinou quais serão os convidados.
Alinhado a tudo isso, realizar reuniões frequentes entre os líderes de cada equipe ajuda a entender o que cada um está fazendo e qual o andamento de cada ação.
Quanto à programação do evento, é importante determinar horários para atrações principais e atrações secundárias, de modo que o público consiga se planejar.
Quem são os convidados?
Convidados atraem e conquistam o público, principalmente se eles são conhecidos na área do evento.
Por exemplo, para eventos que tem foco em músicas pop, convidar figuras deste meio para entrevistas, conversas e até mesmo apresentações podem trazer consigo um aumento significativo de público.
Quanto aos jogos, você pode promover desenvolvedores, novos jogos e muito mais.
Pense em brindes e novidades
Além das atrações e dos convidados, oferecer brindes e divulgar novidades pode conquistar seu público e deixá-los engajados para eventos futuros. Eles não apenas interagem com a empresa, mas se interessam por ela.
No caso de lançamentos, muitos fãs comparecem ao evento em busca das novidades – você pode aproveitar isso e promover ações exclusivas, que remetem ao lançamento.
Compra e venda de ingressos
Considerar como vender seu ingresso é fundamental para produzir eventos de cultura pop. Afinal, garantir que estes ingressos chegarão ao público e serão acessíveis é uma das partes mais importantes para que esse público chegue ao evento.
Então, que tal contar com a Ingressolive para vender os ingressos de seu evento?
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