Quer produzir um rolê de sucesso? Essas 8 dicas te ajudam!

After movies da galera dançando, aquela multidão feliz, sorridente, curtindo o momento com os amigos, ouvindo uma boa música, com um som de qualidade e toda a infraestrutura necessária para que um evento ocorra sem imprevistos são muito bonitos de se ver, não é verdade? Pois saiba que, tudo retratado ali, em alguns minutos, provavelmente levou bons meses para ser planejado, organizado e executado.

Atuar na função de produtor de eventos é trabalhoso, demanda tempo, atenção e habilidades específicas para lidar com os mais variados tipos de situações que podem surgir, principalmente quando estamos falando do ambiente universitário, mas não é algo impossível de se aprender, e com um pouco de estudo e prática, conseguimos chegar lá.

Esse post é pra você, calouro, que acabou de entrar na universidade e sempre quis produzir aquele Happy Hour ideal pra ficar na resenha ou aquela festa universitária de respeito. E também é pra você, veterano, que já fez a função de produtor, se identificou e quer se aperfeiçoar cada vez mais. Nele, vamos tentar listar, de forma resumida, clara e objetiva, os passos que você deve seguir para tirar o seu evento do papel e transformá-lo em um verdadeiro rolê de sucesso.

1. Defina um público-alvo e um nicho de trabalho

Pode não parecer um ponto tão importante, mas definir o público-alvo é o que vai formar a base do seu evento, já que toda a organização e planejamento será voltado para a satisfação do mesmo. A partir dele, você pode definir qual o melhor nicho que atende a sua demanda, isto é, que tipo de evento você quer montar? Pode ser uma festa “open bar”, uma festa de música eletrônica, um happy hour, uma festa de música sertaneja, uma festa temática (carnaval; festa junina;  halloween…), entre muitas outras opções. Seja da maneira que for, é fato que: você precisa conhecer o público-alvo e saber conversar com ele, saber do que ele gosta, que tipo de ambiente frequenta, como se comporta em situações de crise e etc. Só assim você poderá entregar um rolê de qualidade para esse público. Uma forma simples de definir o público-alvo é criando e respondendo algumas perguntas sobre ele, como por exemplo:

• Qual a faixa etária do público que eu quero atingir?
• Que tipo de evento ele costuma frequentar?
• Quais os hábitos e interesses dele?
• Em festas, quais marcas e que tipos de bebida ele prefere consumir? E quais tipos de comidas?
• Geralmente, quanto paga por um ingresso de evento no mesmo segmento?

Quanto mais perguntas você conseguir responder, mais assertivo você será no planejamento para com esse público.

2. Fique atento às questões burocráticas

Ok, agora que você já sabe que tipo de evento quer fazer, e para quem quer fazer, vamos para a parte mais “chata”: a burocracia. Muitos organizadores de evento negligenciam essa etapa e não cumprem todas as obrigações previstas na lei para prestarem serviços desse tipo e por isso ficam à mercê de quaisquer problemas que o descumprimento delas pode causar, o que inclui o interrompimento do evento.

Existem leis que regulamentam o contrato de artistas e técnicos de som em eventos, leis que regulamentam o uso do espaço público, leis para definir quem tem direito à meia entrada, leis que falam a respeito de direitos autorais, acessibilidade, alvará de casas de show e espaços para eventos, a classificação etária e muito mais. Para essa etapa, vale a pena você entrar em contato com a prefeitura do local onde quer realizar o evento para que, assim, possa ficar ciente de todas as disposições que deve cumprir e não tenha nenhuma surpresa no dia do rolê.

3. Seja profissional, mesmo que seja iniciante

Não importa que você esteja começando agora, aja como se já estivesse no ramo há anos. Tenha estratégias e pense no seu objetivo, no que você quer atingir com o seu evento. Uma ótima dica para essa etapa é montar um checklist do que é necessário fazer, isso ajuda a não esquecer de nada e evita imprevistos. Abaixo, alguns exemplos do que deve constar no seu checklist:

• Orçamento de fornecedores de bebidas e alimentos.
• Orçamento da equipe de segurança.
• Orçamento da equipe de pronto socorro e enfermaria.
• Orçamento de atrações.
• Orçamento da equipe de limpeza.
• Pesquisa de alvarás, licenças e autorizações necessárias.
• Orçamento de todo o tipo de equipamento que pode vir a ser necessário no dia do rolê.
• Orçamento de STAFF para controlar as entradas.
• Orçamento de funcionários para cuidar da parte de bares e alimentos (a não ser que a empresa contratada já cuide desse ponto).
• Orçamento de possíveis brindes e pulseiras de controle.
• Orçamento da locação do espaço do evento.
• Um plano B e um plano C para todo tipo de imprevisto possível. Para casos que envolvem o clima, por exemplo, você pode verificar a previsão do tempo e já orçar a locação de uma tenda, caso o espaço seja aberto e existam chances de chuva. Para casos em que os gastos com bebidas foram limitados, você pode contatar o fornecedor de antemão e avisar que talvez precise de uma nova entrega durante o evento, caso esta venha a acabar. É sempre bom estar preparado.

A checklist, além de te ajudar a não esquecer de nada, ainda é muito importante para criar um planejamento de gastos eficaz. Sabendo do valor que será preciso desembolsar para tirar tudo do papel e colocar em prática, e correlacionando esse dado com a expectativa de público para o rolê, podemos começar a pensar em um valor para os ingressos, mas não se esquecendo da resposta daquela perguntinha básica que citamos no primeiro tópico, pois se esse valor acabar ficando muito distante da realidade do seu público-alvo, é provável que ele não queira pagar, principalmente para alguém que está começando agora. Por outro lado, o preço dos ingressos também nunca deve ser definido de modo que deixe o orçamento apertado, já que organizadores mais experientes sempre recomendam que se deixe uma margem consideravelmente grande de capital de giro para possíveis imprevistos, ou seja, é necessário mudar o planejamento até que se encontre um valor equilibrado para ambas as partes: o organizador e o pagante.

Outra dica importante para profissionalizar a sua organização é criar um cronograma. Nele, devem constar informações como: a data de início das vendas dos ingressos, os pontos de virada de lote, a meta de vendas específica para cada dia, prazos para fechamento de contratos e o planejamento da campanha de marketing (um assunto chave e que terá um post só pra ele). Lembre-se: quanto antes você começar a vender, mais tempo você terá para fazer essa campanha, que é um dos pontos mais importantes do rolê, já que não adianta nada planejar uma festa de qualidade se ninguém ficar sabendo dela. Especialistas sugerem que, com um tempo hábil de 3 a 6 meses antes da data escolhida para a realização do evento, é possível fazer um marketing de qualidade e engajar muito com o público, deixando-o animado e apreensivo para que chegue logo.

Ainda sobre a campanha de marketing, reiteramos que ela pode acontecer de diversas maneiras, mas focando no público universitário, que costuma ser heavy user de redes sociais e tem uma forte presença na internet, o mais interessante é que se concentre na forma de postagens nessas redes e disparos de e-mails em massa. No que essa campanha vai consistir, vai depender da sua criatividade. É importante que o comprador do ingresso, ou quem está pensando em comprar, não se esqueça nunca do evento que está chegando e, para que isso aconteça, você pode alimentar o imaginário dessas pessoas soltando informações como: atrações confirmadas, o local do rolê, vídeos contendo dicas de como se portar, o que levar, o que fazer, o que não fazer e todo tipo de engajamento que possa aproximar o seu cliente da sua marca, isto é, do seu evento. Por último, mas não menos importante, é necessário também ter cuidado para que o marketing não seja maçante, algo chato, repetitivo e normal, afinal, o que se quer é que o público-alvo esteja constantemente lembrando da existência da marca, e não se cansando dela.

4. Estude cases e o contexto no qual você está inserido

Esteja sempre ligado no que está rolando dentro do contexto do rolê que você quer fazer. Em festas que foram boas e estão sendo bem faladas, quais foram os pontos fortes? O que o pessoal está elogiando? E naquelas que foram ruins e o pessoal está detonando, o que fez com que ela fosse avaliada assim? Quais são as reclamações? Estudar esses pontos vai te ajudar e entender melhor o seu público e pode ajudar a ter ideias de como inovar, explorando pontos de interesse e as principais dores dos frequentadores desses eventos.

Além de pesquisar, converse com outros produtores, peça dicas de fornecedores e faça e troque contatos. Um bom networking nessa área é essencial.

5. Ache o local que melhor comporta o seu tipo de evento

Esse é um dos pontos mais difíceis. Para escolher um bom local, você deve pensar na infraestrutura, na capacidade, espaço para atrações, bares, quiosques ou food trucks, enfermaria e em tudo que você pretende disponibilizar durante a festa. Além disso, é importante levar em consideração a localização, ou seja, o lugar é de fácil acesso? Existem pontos de ônibus ou estações de metrô/trem por perto? O acesso de motoristas de aplicativo é viável nos horários de início e término do rolê? Existem vagas ou estacionamentos disponíveis para quem pretende ir com seu próprio veículo? Todas essas questões devem ser respondidas e precisam constar no planejamento. No caso de locais de difícil acesso, você também pode cotar o valor do serviço de empresas de ônibus ou vans que façam o transporte das pessoas, sendo que esse valor pode ser pago à parte ou repassado para o ingresso.

Outro ponto crucial que pode definir se o seu rolê será um sucesso ou um fracasso se refere à capacidade total de pessoas do recinto. Quando estiver fazendo a pesquisa para definir onde será o evento, preste atenção para sempre optar por espaços que comportem de 20 a 30% A MAIS de público do que o seu total esperado de pagantes. Essa prática garante que, se o evento der sold out, isto é, vender todos os ingressos e lotar, ainda existirá espaço para a locomoção lá dentro, evitando aglomerações e um rolê em que é praticamente impossível de se mexer e andar, como muitos que acontecem por aí.

Por último, mas não menos importante, lembre-se da acessibilidade para pessoas portadoras de deficiência, afinal, todos tem o direito de curtir.

6. Pense no controle de entrada e na segurança

É provável que a maioria dos participantes chegue ao local no mesmo horário, então, ter uma boa estrutura de filas montada e planejada é imprescindível.

Preparar e conversar com o time de segurança e staff também é super importante, então alinhe expectativas e o modo de atuação que você quer que eles sigam dando exemplos de situações que podem ocorrer.

Em eventuais momentos de crise, primeiro, seja transparente com seu público, ele vai preferir saber a verdade a sentir que está sendo enganado. Segundo, mantenha a calma, afinal, você se planejou para esses momentos e tem um plano B e até um plano C.

7. Use e abuse de toda a tecnologia disponível

Hoje em dia existem diversos aplicativos, sites, softwares e todos os tipos de facilitações para ajudar a quem quer montar um evento, seja no momento de planejar gastos, montar planilhas, fazer a checklist ou preparar  a estratégia de venda de ingressos. A própria IngressoLive possui, na sua plataforma, a possibilidade de criar um evento teste, de forma 100% gratuita, para que se conheçam todas as funcionalidades e facilidades que trabalhar conosco pode trazer. Para conhecer e começar a usar, basta acessar ingressolive.zendesk.com e selecionar a opção: “Sou Organizador de Evento”.

8. Trabalhe no pós-evento

Depois de tudo acontecer, quando a fila já tiver andado, a música já tiver tocado e as pessoas já estiverem sóbrias, o trabalho ainda não acabou. Investir tempo e energia em um bom pós-evento vai te trazer o feedback necessário para melhorar o que foi bom e consertar o que foi ruim, por isso, envie e-mails para os participantes para saber do que eles mais gostaram e do que não gostaram. Esse e-mail pode ser elaborado de infinitas formas e, de novo, aqui você vai precisar ser criativo e driblar o usual, sair do comum. Além desse retorno necessário, reúna dados, saiba qual foi o canal onde o marketing do seu rolê deu mais certo, quais foram as postagens mais engajadas e quais eram os comentários mais recorrentes. Tudo isso vai te ajudar a se planejar melhor da próxima vez.

Dito tudo isso, estamos conversados. Como já foi falado, montar e organizar um bom rolê não é tarefa fácil e infelizmente não existe fórmula mágica para que tudo dê certo, mas seguindo essas  dicas, temos certeza de que você vai chegar mais perto do seu objetivo!

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