Há um problema comum para muitos organizadores de conferências: o “desaparecimento”. Abordamos as formas mais tradicionais que um produtor de eventos pode analisar para reduzir o número de participantes que desaparecem no final do dia e queríamos olhar para o aspecto prático (ninguém parece cobrir isso) de lidar com o público que está desaparecendo. Se os participantes não ficarem até o final da conferência, você tem uma pergunta a fazer: Como deixar uma sala de conferências que está vazia, cheia!
Se você sabe que haverá uma queda, há coisas que você pode fazer para se certificar de que não será perceptível.
Em muitos casos, uma redução de participantes no final do dia é inevitável. Portanto, um bom promotor de eventos deve certificar-se de que não tenha diferença visual. E aqui estão algumas dicas simples para se fazer isso:
- Remova algumas cadeiras ou até algumas fileiras de cadeiras da sala principal. Muitas vezes que, as pessoas vão “espreitar”, farão isso depois do último intervalo. Então, enquanto isso está acontecendo eu teria alguns funcionários (pessoal do local de preferência) reorganizando as cadeiras ligeiramente na sala principal. Deve ser fácil perder 20% das cadeiras sem que ninguém perceba.
- Reduza o número de sessões de breakout. Se você sabe que vai ter um abandono significativo, não terá muitas sessões abertas no final da tarde. É muito melhor ter os participantes em uma sala que se espalham muito pouco em alguns quartos.
- Não tenha malas ou crachás não encontrados espalhados por aí. Simples não é? No entanto, é visto o oposto tantas vezes em eventos. Os participantes acham que deve haver algo errado com o evento se muitas pessoas não comparecerem. Livre-se desses emblemas imediatamente. Se alguém chegar atrasado, é melhor pedir o crachá do que recolhê-lo de uma pilha de outros crachás.
- Se você sabe que terá números mais baixos, certifique-se de que seus palestrantes e partes interessadas saibam o que esperar. Você pode evitar uma situação embaraçosa se a encontrar de frente. Haverá palestrantes que realmente não se importam de falar com um público menor e, claro, haverá palestrantes que se importam, portanto, certifique-se de que você os classifica antes de realizar suas sessões. O mesmo acontece com expositores e patrocinadores, faça com que eles se concentrem nos períodos de maior movimento, destacando o quão ocupado está no início do dia. Uma conversa rápida e simples durante a primeira pausa pode refrescar sua mente.
- Fale com os responsáveis pelo local do evento. Se você souber que perderá participantes antes do último intervalo, por que não pedir a eles que reduzam o número de porções de chá e café. Você não quer um monte de canecas sem uso empilhadas sem jeito. Você também pode pedir que eles adicionem um pequeno tratamento às pessoas que permaneceram (pois eles economizaram nos chás e cafés reduzidos). Os participantes e as partes interessadas podem estar muito focados nos pãezinhos de chocolate e até mesmo perceber os números cada vez menores.
- Tire todas as fotos do seu evento no início do dia. Você não pode evitar que os participantes tirem fotos de uma sala de esvaziamento, mas o fotógrafo oficial pode ter fotos com os participantes estourando pelas costuras.
Não existe uma bala mágica, mas esperamos que algumas ideias práticas signifiquem que os números em queda não importam tanto.
