Todo planejador de eventos sabe da importância de escrever uma boa proposta. Colocar suas ideias no papel e apresentar sua visão e orçamento para o cliente são uma parte necessária para ganhar novos negócios.
Se você é novo no setor, como saber se sua proposta se destaca entre um mar de empresas maiores e mais experientes? Nossas dicas abaixo ajudarão você a perceber sua proposta de evento!
Use estas dicas para ter sua proposta de evento notada!
1 – Não use uma proposta única para todos os tipos
Uma rápida pesquisa no Google oferece centenas de modelos de propostas que podem ser facilmente preenchidos com suas informações. Embora estes possam fornecer um bom ponto de partida, a sua proposta não se destacará se parecer igual à das outras pessoas. Cada cliente é único, mas o mais importante é que o seu negócio de planejamento de eventos é único.
Exiba seu estilo e amarre-o na visão do cliente. O esforço que você faz para personalizar sua proposta indicará ao cliente o nível de detalhes e a personalização que podem esperar de trabalhar com você.
2 – Incluir Imagens e Design
O velho ditado, “uma imagem vale mais que mil palavras”, é verdade para propostas de eventos. As imagens captam a atenção do cliente e podem ajudá-lo a comunicar melhor sua visão do evento. Em 2015, foi medido o tempo médio de atenção dos adultos que foi de 8 segundos – isso é menor do que a atenção de um peixe-dourado! Então, maximize o pouco tempo que você tem, certificando-se de que sua proposta é atraente e envolvente para o seu leitor.
Pense em incluir pessoas nas suas fotos para ajudar o cliente a se imaginar no evento. Se você pode usar imagens de alta qualidade de eventos passados em vez de fotos de internet, isso é ainda melhor.
Suas imagens devem complementar a história que você está contando em toda a sua proposta. Além disso, pense em consultar um designer gráfico para ajudar a aprimorar seu trabalho. Um pequeno investimento inicial para melhorar sua marca e imagem pode significar grandes ganhos e clientes de primeira linha!
3 – Deixe-os saber que você está ouvindo
O pior tipo de proposta de evento concentra-se na experiência e nos recursos da empresa de planejamento de eventos, e não nas metas e expectativas do cliente. Você pode ser o melhor planejador do setor, mas se a proposta é toda sobre você, o cliente terá dificuldade em imaginar como você se encaixa na visão dele.
Certifique-se de recapitular sua RFP, destacando seus objetivos e vinculando partes de sua proposta a como essas metas serão alcançadas.
Faça sua pesquisa sobre a marca e os dados demográficos dos participantes para garantir que sua proposta tenha o tom de voz correto. Deixe claro que o atendimento ao cliente é sua prioridade número um e você está disposto a trabalhar com eles para cumprir sua visão de evento.
4 – Fale com autoridade
Lembre-se, você é o planejador de eventos especializado. Ao fazer recomendações em sua proposta de evento, evite linguagem inadequada como “eu sinto” ou “pensamos”.
Essas palavras podem fazer você parecer inseguro sobre sua estratégia. Além disso, usar esses pronomes coloca o foco em você como o autor da proposta, em vez do conteúdo dentro do documento.
Veja um exemplo:
Em vez de dizer: “Acho que essa planta vai facilitar o fluxo do seu evento“.
Tente dizer: “Esta planta melhor facilitará o fluxo do seu evento“.
Observe a grande diferença feita pela remoção dessas duas pequenas palavras? Certifique-se de que sua proposta transmita confiança em sua visão para que o cliente tenha confiança em você!
5 – Encontre o seu nicho de mercado
De acordo com o Bureau of Labor Statistics, havia 116.700 planejadores de eventos em 2016. Com um mercado saturado e muitos grandes players, é importante diferenciar-se da concorrência. Isso pode significar restringir seu escopo para se tornar um especialista em um determinado setor ou tipo de evento.
Tome um momento para a auto-reflexão. Uma carreira passada pode ajudá-lo a se relacionar com profissionais de uma indústria específica. Suas paixões e hobbies podem ser aproveitados para adicionar um toque único ao seu planejamento.
Talvez você se identifique com uma comunidade em particular e possa se concentrar em ser o planejador de eventos para eles. Quando você cria esse valor único, ele vai brilhar no design e layout da sua proposta … e provavelmente levará a referências de outros clientes que se encaixam nesse nicho!
6 – Incluir opções de orçamento
Vamos falar sobre um pequeno segredo: a maioria das empresas não tem 100% de certeza sobre qual orçamento deve ter quando enviar uma solicitação de proposta. É provável que eles também estejam usando o processo de RFP para avaliar suas opções e ajudar a finalizar os gastos do evento.
“Dê-lhes as opções”
Assim, fornecer opções de orçamento em sua proposta demonstrará sua flexibilidade e, ao mesmo tempo, ajudará você a mostrar o leque de coisas de que você é capaz.
Comece com a opção mais cara primeiro. Dessa forma, o cliente sente que está fazendo um acordo quando, no final das contas, escolhe sua opção de meio-termo (que deve estar alinhada ao orçamento inicialmente estabelecido). Esta seção da sua proposta também deve incluir formas de ajudar seu cliente a gerar receita com o evento.
Por exemplo:
Detalhe as maneiras que você pretende atrair patrocinadores para o evento. Como o patrocínio de sinalizações, estandes ou brindes se encaixa perfeitamente no restante do evento?
Sugira preços de bilhetes escalonados, incluindo ofertas especiais antecipadas ou a compra de vários passes. Uma plataforma de vendas de ingressos online, como a IngressoLive, pode tornar o gerenciamento super fácil. Além disso, se você gerencia vendas de ingressos online, pode prometer ao seu cliente um relatório incluindo informações de contato para que eles possam voltar a interagir com os participantes após o evento!
Oferecer opções de merchandising. As vendas de camisetas, garrafas de água ou outras lembranças não apenas fornecem receita adicional durante o evento, mas também servem para promover a conscientização da marca à medida que as pessoas as usam no futuro.
Inclua estatísticas de seus eventos anteriores na seção de orçamento. Os clientes em perspectiva se sentem mais à vontade com suas capacidades quando vêem que você alcançou um ROI de 200% ou aumentou a participação em 45% ano após ano.
Revisão e Tradução: Equipe IngressoLive | Fonte: eventplanningblueprint
