Você se esforça para criar uma checklist de planejamento de eventos?
É uma das partes mais importantes do planejamento de qualquer evento e, ainda assim, a maioria dos planejadores de eventos teme que não esteja acertando.
Embora não exista um passo a passo a seguir, há algumas diretrizes básicas a serem usadas ao montar sua checklist de planejamento de eventos.
4 dicas para criar uma checklist de planejamento de eventos:
# 1 – Use o objetivo e o orçamento do seu evento para criar uma checklist de eventos para que você não perca nenhuma etapa.
# 2 – Ao começar sua checklist, comece com o básico e adicione itens de linha, comentários, notas enquanto continua planejando seu evento.
# 3 – Use o Google Docs, por exemplo, para compartilhar sua checklist de eventos (ou partes dela) com seus clientes, se eles forem responsáveis por qualquer coisa no estágio de planejamento.
# 4 – Quando o evento terminar, guarde sua checklist para auxiliar na criação do planejamento para o seu próximo evento.
Independentemente de você estar planejando um evento ou vários eventos ao mesmo tempo, a checklist do seu evento manterá você organizado e dará tempo para que algum problema seja resolvido antes que surja um problema (em potencial).
Para começar, segue um modelo para criação de checklist de planejamento de eventos.
(Esta é uma amostra e você precisará personalizá-la para atender às necessidades do seu evento.)
1 – Materiais para a montagem do evento – o que você precisa adicionar à sua caixa de ferramentas para este evento? Por exemplo, tesoura, que tipo de fita(s), grampos, bandas de cabelo, grampos, marcadores, etc.
2 – Local do evento – qual é o local ideal para o seu evento, quem é responsável pelo fornecimento do local e pela reunião com a equipe do local para realizar uma visita?
3 – Comidas & Bebidas – você usará um fornecedor ou equipe de buffet no local?
4 – Agenda do evento – qual é o objetivo do evento, o entretenimento está reservado?
5 – Marketing – desenvolva um plano de marketing e materiais promocionais.
6 – Requisitos de patrocínio – se os patrocinadores fizerem parte do seu evento, crie uma proposta de patrocínio e um pacote.
7 – Convites – projete e entregue convites para os convidados do evento e inclua uma data RSVP.
8 – Inscrição no evento/vendas de ingressos – informe aos convidados como se inscrever ou confirmar presença no evento, onde comprar, etc. Configure o seu registro de eventos através de seu site ou plataformas, como a www.ingressolive.com.
9 – Licenças e licenciamento – se necessário, obtenha licenças, eventos ou permissões de estacionamento para o seu evento.
10 – Sua equipe de eventos – quantas pessoas são necessárias para executar o evento e quais funções elas têm? Prepare um script de evento para cada membro da equipe para que ele/ela saiba o que está acontecendo e quando ao longo do dia.
11 – Sinalização de eventos – projete e imprima sinais de eventos direcionando as pessoas para o registro, banheiros, checagem e outras áreas importantes para o evento.
12 – Montar e desmontar estruturas – saber quando isso acontecerá e quais membros da equipe estão encarregados de montar e/ou desmontar a estrutura do evento.
13 – Orçamento de eventos – prepare um orçamento para eventos, monitore seus gastos e coloque todas as despesas do evento em uma planilha ou outro software de eventos que você usar.
14 – Avaliação de eventos – muitas vezes negligenciada, mas importante peça de planejamento e aprendizado, reserve um tempo no final do evento para conversar com seu cliente e sua equipe para analisar o que funcionou bem e o que não funcionou antes, durante e depois do evento.
Revisão e Tradução: Equipe IngressoLive | Fonte: eventplanningblueprint
