O futuro do planejamento de eventos: A visão para 2020!

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Da inacreditável tecnologia de eventos a um foco revitalizado em ambientes de aprendizagem personalizados e no equilíbrio entre trabalho e vida dos participantes, o futuro do planejamento de eventos em 2020 parece brilhante. Neste post, discutimos a influência do mundo digital nas experiências dos participantes, o próximo nível de aprendizado interativo e as previsões para tecnologia de eventos.

Estamos em Abril, no “início” de 2019, olhando para 2020 e todos os eventos que ela realiza para nós na indústria de reuniões e eventos. Com as rápidas tendências e tecnologias de sucessão mantidas hoje, não basta olhar somente um ano à frente; em vez disso, os modernos planejadores de eventos e encontros devem manter seus olhos na inovação que está chegando ao horizonte para os próximos anos dentro da faixa de planejamento de longo prazo.

Os organizadores de eventos devem ser criativos, organizados e completos, sim, mas onde eles realmente agregam valor para seus clientes é sua capacidade de construir informações para prever necessidades no futuro. Como as reuniões e eventos costumam levar meses para serem planejados – talvez até anos – os planejadores devem viver no futuro, enquanto trabalham exatamente quais serão as expectativas naquele momento. É por isso que é vital começar a implementar tendências agora, sendo um dos primeiros a adotar, e preparando sua atenção para selecionar as tendências que atrairão seus dados demográficos.

 

Tendências orientadas por dados para priorizar recursos de eventos

Estar na moda por causa disso geralmente não funciona favoravelmente. Em vez de usar todos os novos truques, ferramentas ou recursos que você pode pegar, use seus dados para informar onde investir seu tempo e dinheiro.

Cada setor tem suas próprias prioridades e preferências, então comece por aí. Obviamente, as indústrias centradas na tecnologia ficarão mais empolgadas com o uso de novas ferramentas tecnológicas em uma reunião, e elas se sentirão mais à vontade em lidar com elas também. Use seus dados demográficos de eventos anteriores e pesquisas pós-evento, se possível, para ver como eles querem que o evento evolua.

 

Ambientes de reuniões futuros para aumentar a inovação do evento

Temos visto um aumento nos locais de eventos criativos e pouco convencionais, e prevemos que essa é uma das tendências de planejamento de eventos que continuarão a crescer. Com foco na criação de experiências interativas e memoráveis, reuniões e eventos que escolhem locais além do padrão, impulsionam o engajamento dos participantes. Nos próximos anos, reuniões e eventos não convencionais despertarão interesse e criarão memórias inesquecíveis, construindo a história do seu evento de maneira orgânica. Assumir a tarefa de transformar um espaço inesperado estabelecerá uma base de inovação e adicionará muito valor ao seu evento.

Ao adicionar tempo de lazer antes ou depois de uma reunião ou evento de viagem de negócios, os participantes desfrutam de um melhor equilíbrio entre trabalho e vida pessoal – uma preocupação que se desenvolveu lentamente nos últimos anos. Em 2020, prevemos que viagens de bleisure serão ainda mais comuns. Como muitos de seus participantes usarão seu tempo livre para explorar o destino do evento, isso significa escolher um local de acordo com alguns fatores diferentes. Considere a área circundante e o que ela oferece em termos de aventuras, vida noturna e cultura.

 

“Amigável” ao tempo livre em viagem de negócios

 

Ao adicionar tempo de lazer antes ou depois de uma reunião ou evento de viagem de negócios, os participantes desfrutam de um melhor equilíbrio entre trabalho e vida pessoal – uma preocupação que se desenvolveu lentamente nos últimos anos. Em 2020, prevemos que viagens de bleisure serão ainda mais comuns.

Como muitos de seus participantes usarão seu tempo livre para explorar o destino do evento, isso significa escolher um local de acordo com alguns fatores diferentes. Considere a área circundante e o que ela oferece em termos de aventuras, vida noturna e cultura.

 

Foco na Sustentabilidade
Um foco em práticas sustentáveis ​​não vai a lugar algum nos próximos anos, mas simplesmente dispensar canudos de plástico não vai mais cortar. Os participantes estarão à procura de locais com certificações LEED, eficiência energética, iniciativas de alimentos locais e respostas inovadoras para minimizar suas pegadas de carbono.

 

Artístico
Como a mídia social é uma plataforma visual, mais profissionais de eventos estão fazendo parcerias com locais artísticos para cenários internos dignos do Instagram. De armazéns vazios com pichações específicos de eventos a museus dedicados a sorvetes, os locais de reunião e eventos terão uma dose de criatividade inusitada.

 

Assento Inovador

 

Os organizadores de eventos já estão adotando ambientes de eventos e reunião que consideram a experiência do participante em primeiro lugar, e isso continuará a se transformar em novos e empolgantes layouts de espaço para reuniões. Tudo, desde a escolha do assento até a forma como os participantes são organizados afeta o humor e o tom do evento; os profissionais de eventos considerarão cuidadosamente esses fatores ao planejar layouts, otimizando o brainstorming, o trabalho em rede, o trabalho em equipe e a criatividade.

 

Experiências interativas de eventos ao vivo para memórias mais significativas

É seguro dizer que os elementos de eventos interativos não são modismos, mas apenas se tornarão mais personalizados e significativos. Experiências de eventos ao vivo trazem mais vigor a reuniões e eventos, o que é exatamente o que acorda os participantes e os engaja. Não é mais o alto-falante seco em um pódio uma opção; Agora, os participantes esperam que a entrega de conteúdo seja estimulante, pessoal e inovadora.

 

Conteúdo Personalizado

Como todos retêm informações de maneira diferente, os profissionais de eventos começarão a diferenciar pela entrega de conteúdo, foco e andaimes. O futuro da educação profissional e do entretenimento dependerá dos dados para identificar a melhor forma de alcançar cada participante, incluindo o conteúdo que estará em demanda. A tecnologia facilitará essa conexão, garantindo que todos os palestrantes, sessões e demonstrações estejam oferecendo conteúdo valioso.

 

Gamificação ou Ludificação Amplificada
A aplicação dos elementos dos jogos para incentivar o engajamento é agora mesmo, e em 2020 os profissionais do evento aumentarão ainda mais.

Esta tendência leva o apelo da competição à aprendizagem e networking. Isso pode construir um senso de comunidade, bem como abordar a “curva do esquecimento”, como a informação é esquecida ao longo do tempo quando não há nenhuma tentativa de fortalecê-la. No futuro, os eventos oferecerão oportunidades de jogo personalizadas que envolverão os participantes na conquista de prêmios, distintivos e pontos. A tecnologia de eventos permitirá que os participantes acompanhem seu lugar no quadro de líderes, compartilhem sua experiência com outros participantes e personalizem seus jogos.

 

Conteúdo de RV

 

A realidade virtual costumava estar fora da maioria dos orçamentos de eventos, mas estamos vendo experiências de RV mais acessíveis disponíveis. No futuro, a RV será mais padrão durante os eventos ao vivo para envolver todos. O que os profissionais de eventos adoram sobre R.V é sua capacidade de transformar o evento em algo que possam imaginar. Da gamificação aprimorada a pesquisas totalmente interativas, a RV é a forma como envolveremos os participantes em todos os sentidos.

 

Atendimento Global para Aumentar o Alcance do Evento

Com a transmissão ao vivo, o trabalho remoto e a atenção internacional mais quente do que nunca, os profissionais de eventos estarão pensando em algo maior do que o alcance global. Mais conexão por meio da tecnologia enfatizou nossa parte no quadro geral, o que nos forçará a considerar como podemos abrir nossos eventos para os participantes em todo o mundo. Embora experiências de livestreaming anteriores tenham sido tratadas como uma reflexão tardia, os planejadores de eventos estão começando a valorizar o envolvimento e o feedback dos participantes remotos, tanto quanto os que compareceram pessoalmente. A tecnologia de RV ajudará a trazer a emoção do evento para a experiência da transmissão ao vivo, e os chatbots garantirão que os participantes remotos estejam envolvidos.

Os profissionais do evento precisarão ser versáteis ​​em conversas em todo o mundo, já que agora os participantes podem vir de qualquer lugar para interagir. As sensibilidades culturais, as preocupações globais atuais e as plataformas de tradução se tornarão mais vitais para os planejadores de eventos à medida que navegarem nesse alcance disseminado.

 

Oportunidades de aprendizado personalizadas para um melhor envolvimento no evento

À medida que as expectativas de experiências personalizadas aumentam, os profissionais de eventos usarão mais ferramentas de tecnologia para facilitar as oportunidades de aprendizado exclusivas de cada participante. A tecnologia nos permitirá analisar as necessidades de material didático de cada participante, orientá-lo para as melhores informações e garantir que ele esteja envolvido com o material.

 

Agendas e Mensagens Personalizadas

Usando dados para identificar os interesses dos participantes, déficits de conhecimento e responsabilidades de carreira, os profissionais de eventos poderão criar uma experiência de evento adaptada às suas necessidades profissionais. De anúncios segmentados e notificações push, até a construção de uma agenda de reuniões especializadas, cada participante terá uma experiência única.

Nos próximos anos, os participantes estarão interagindo com a tecnologia de eventos para garantir que eles vejam apenas informações relevantes e envolventes. Eles verão anúncios segmentados no aplicativo do evento para os palestrantes nos quais terão interesse e receberão uma agenda de reuniões criada com as necessidades deles em mente. Algoritmos avançados buscarão participantes que precisem de treinamento específico e apresentem a eles suas opções. De acordo com sua localização, eles verão notificações push informando-os sobre as experiências de eventos mais próximas que lhes interessariam, para que nunca percam uma oportunidade de educação adicional.

 

AI aprimorada por experiência para melhores interações de eventos

Obviamente, incorporar a tecnologia em eventos não é algo novo, mas como os convidados esperam interagir com ela é. Os participantes esperarão cada vez mais que a IA melhore sua experiência resolvendo seus problemas. Para qualquer obstáculo que você tenha, desde longas filas nas estações de check-in até atrasos na tradução de palestrantes, há uma resposta no tipo certo de tecnologia. Eles esperam que suas necessidades sejam atendidas com a ajuda de um planejamento estratégico de eventos de alta tecnologia que os conecte facilmente ao seu conteúdo.

 

Chatbots

 

Os chatbots estão aparecendo cada vez mais como o melhor amigo de um organizador de eventos, e eles se tornarão ainda mais integrados à estrutura de planejamento e execução de eventos. Eles podem ser programados para tudo, desde o acompanhamento de leads até a resposta a consultas de atendimento ao cliente, com uma capacidade cada vez maior de detectar as emoções e o tom dos participantes para obter melhores respostas. Prevemos que os chatbots se tornarão ainda mais integrados às experiências de eventos, respondendo às perguntas dos participantes em qualquer momento de sua experiência com tato sofisticado.

 

Segurança

Em breve AI fará check-in em um segundo. A incorporação do reconhecimento facial garantirá que os participantes e a equipe sejam designados para encurtar as linhas. O software avançado de IA identificará todos os riscos dos participantes de que você precisa estar ciente, ajudando você a manter seu foco onde ele pertence. À medida que a IA se torna mais sutil, ela pode interagir com os participantes, equipes de segurança e planejadores de maneiras que funcionem para uma comunicação mais eficiente.

 

Análise de eventos em tempo real

No mundo do planejamento de eventos, descobrir rapidamente o que está funcionando e o que não está é fundamental. Embora atualmente usemos as mídias sociais, pesquisas e classificações para ver o que está repercutindo em nossos participantes, o futuro nos trará maneiras ainda mais rápidas e úteis de analisar e divulgar esses dados importantes. As pesquisas ao vivo nos permitem ver instantaneamente se um palestrante está despertando interesse, o que nos permite ajustar o evento para o que os participantes estão respondendo. Em seguida, você pode filtrar e compartilhar quaisquer descobertas relevantes por meio de sinalização digital, mantendo o fluxo do evento direcionado para o conteúdo de maior audiência.

 

A nova era dos organizadores de eventos e operações simplificadas

Assim como nossos participantes estão se esforçando para obter um melhor equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, a crescente geração de profissionais de eventos também crescerá. Como o que é considerado a carreira mais estressante, os planejadores de eventos irão se concentrar na integração de tecnologia e ferramentas para trabalhar de forma mais eficiente e eficaz, abandonando um pouco desse estresse em favor de operações simplificadas.

É bom acompanhar os eventos atuais, mas é ainda melhor se preparar para como eles afetarão você no futuro. A sorte favorece o preparado, especialmente o planejador de eventos preparado, que sabe o que está acontecendo em seu setor. As maiores tendências que afetam o setor de gerenciamento de eventos, incluindo novas tecnologias e mudanças de mercado, afetarão a forma como você conduz seus eventos, como você gasta seu dinheiro e quantos eventos você irá hospedar.

Organizadores de eventos precisam ter fortes habilidades de comunicação, capacidade de resolver problemas e interesse em trabalhar com os outros. A combinação de aprendizado experiencial e trabalho de curso específico no ensino médio e na faculdade pode ajudá-lo a se preparar para essa carreira. Na profissão de planejamento de eventos, não há substituto para a experiência do mundo real.

 

Integração de ferramentas tecnológicas

A tecnologia está evoluindo para permitir ferramentas de gerenciamento de projetos que contam com vários colaboradores, compartilhando as tarefas com eficiência em toda a equipe. Isso não só tira a pressão de planejadores individuais, mas também resulta em melhor comunicação, compartilhamento de ideias e implementação. O futuro da tecnologia de execução de eventos permitirá que você colete todos os dados de que precisa enquanto permanece completamente discreto à sua experiência de evento. Pisos e tapetes inteligentes permitirão que você acompanhe a frequência, os estandes de patrocinadores populares, áreas de tráfego intenso e muito mais com furtividade total. Os aplicativos que você usa para manter contato com sua equipe de planejamento de eventos se tornarão mais inteligentes, mais intuitivos e mais eficientes. Com check-ins virtuais e chatbots ajudando a aliviar o estresse de suas funções gerenciais, você estará livre para garantir que seus participantes estejam envolvidos.

Os profissionais de eventos continuarão a empregar ferramentas de gerenciamento que exibem dados consolidados. Esses sistemas avançados conectam dados de plataformas de marketing, campanhas de e-mail, sistemas de registro, acompanhamento de frequência e pesquisas pós-evento para criar uma imagem da eficácia do evento. Embora essas ferramentas de eventos estejam disponíveis atualmente, elas se tornarão mais importantes à medida que os profissionais de eventos aprenderem como são intrínsecas ao desenvolvimento de uma imagem da eficácia do evento e relacioná-la ao portfólio de eventos de uma organização.

 

O que podemos concluir?

Podemos esperar ver essas tendências atingir os eventos em todos os lugares nos próximos anos. À medida que os participantes se tornam ainda mais conscientes globalmente, as expectativas por eventos personalizados e envolventes aumentarão. Com a tecnologia de eventos à frente, os planejadores poderão oferecer aos participantes experiências valiosas e memoráveis, adequadas às suas necessidades, interesses e preferências.

Embora seja impossível prever definitivamente nessa indústria de eventos e conferências, tornar as experiências dos participantes mais pensativas nunca sairá de moda. Portanto, o planejamento de eventos em 2020 será intensamente focado em como os participantes experimentam cada faceta do processo, do marketing e design à execução.

 

 

Revisão e Tradução: Equipe IngressoLive | Fonte: eventmanagerblog.com

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Caio

Sou responsável pelo Marketing na IngressoLive. Amo eventos, festas e tecnologia <3