Há uma boa razão pelo qual o cargo de profissional de eventos é constantemente nomeado para os dez empregos mais estressantes a cada ano. Há tantas coisas, demandas e complicações inesperadas que podem surgir. E, por tudo isso, você não precisa apenas encontrar soluções viáveis, mas sim garantir que vai manter tudo normal e permanecer gracioso com os participantes, patrocinadores e fornecedores.
Isso é muita pressão!
Uma maneira de diminuir a pressão é estabelecer um plano forte e bem executado para o dia do seu evento. Simplificar suas operações ajudará a garantir que você seja mais produtivo, o que, por sua vez, produzirá resultados brilhantes. Mas como você aumenta a produtividade quando já está estressado e não controla totalmente sua programação? Essas dicas de produtividade ajudarão você a progredir.
Incorporando estas dicas avançadas em seu planejamento de eventos você vai economizar remédios de dores de cabeça futuras
Primeiro, poupe algumas dores de cabeça implementando as tarefas a seguir com antecedência e tornando-as parte de seus procedimentos operacionais padrão:
1. Defina expectativas antecipadamente para alterações de última hora em nome de clientes e patrocinadores. Ter uma boa comunicação no local com antecedência impedirá uma dor de cabeça mais tarde.
2. Adicione penalidades aos contratos de fornecedores para aqueles que não entregam ou não entregam as especificações, incluindo aqueles que desistem depois de uma determinada data. Certifique-se de que todos estejam cientes disso antes de assinar qualquer contrato.
3. Comunique os prazos para todos os envolvidos, incluindo fornecedores, patrocinadores, palestrantes, etc. Reiterar essas informações com frequência. Envie contagens regressivas de lembretes visuais (memes de imagens) para aqueles que não gostam de ler e-mails de lembretes.
4. Contrate uma equipe em que você se sinta confiante. Um elo fraco trará mais estresse. Entre os eventos, procure talentos e teste-os em eventos menores, para que você tenha confiança neles para os maiores.
Agora que você tem processos fortes, vamos passar para o que você pode fazer no tempo imediatamente ao redor do evento e no próprio evento.
Dicas testadas pelo tempo
Em seguida, use essas táticas testadas e comprovadas para garantir que você esteja mais produtivo no dia do evento. Dividimos as dicas em seções acionáveis para facilitar a implementação.
Tenha uma boa noite de sono.
Arianna Huffington escreveu um livro inteiro sobre o assunto. Sabemos que é difícil e a maioria já sabe, mas o ideal é ter entre 7-9 horas de descanso todas as noites com horas de sono. Cada organismo precisa de uma quantidade necessária diferente, mas a média está entre estes números.
Comece sua manhã com algo calmante (como meditação ou corrida).
Que tipo de atividade depende do que você gosta, mas encontrar algo que o coloque em um bom lugar. Algumas pessoas até acham que o exercício diário é um benefício para a rotina matinal.
Use roupas que você se sinta confortável e confiante.
Se você parece bem, você está mais apto a se sentir bem. Investir em algumas peças de guarda-roupa clássicas e de qualidade que você atualiza com acessórios para diferentes visuais facilita a seleção de uma roupa. Isso também torna você mais eficiente, porque você não está gastando um tempo valioso experimentando roupas. Você sabe o que funciona. Fazer isso também pode se tornar parte de sua marca. Embora não necessariamente peças de guarda-roupa “clássicas”, considere a camisola de gola rulê “Steve Jobs” ou o moletom com assinatura de Mark Zuckerberg.
Hidrate-se.
O corpo humano é em grande parte composto de água. Quando você não bebe pelo menos de 1,5L de água por dia, corre o risco de desidratação. A desidratação pode causar inflamação, dores de cabeça e muitos problemas de saúde, já que a água é essencial para o crescimento celular e para liberar as toxinas. A água também ajuda a encher o seu estômago, se você precisar empurrar o almoço por um tempo. Contudo…
Coma. Não pule refeições.
Se você não tiver tempo para sentar, leve consigo barras de proteína ou um lanche rápido e saudável. Seu corpo precisa de combustível para ter um ótimo desempenho. A fome pode causar raiva e irritabilidade, algo que você não precisa como planejador de eventos. Lembre-se, o baixo nível de açúcar no sangue nunca fez ninguém mais produtivo.
Use listas para ficar organizado
Usar listas de tarefas é uma maneira eficiente de se manter organizado e entender como tudo se encaixa. Você pode criar listas eletronicamente e compartilhá-las com sua equipe usando o software de gerenciamento de projetos ou mantê-las no papel, o que você gosta mais. Sugerimos os seguintes tipos de listas e formas de gerenciá-las:
Crie uma lista de tarefas mestre, bem como listas de verificação diárias de coisas que precisam ser feitas antes do evento.
Cada item deve ser atribuído a alguém e a data (ou hora) de entrega / conclusão anotada. No dia do evento, você pode decidir dividí-lo em intervalos de meia hora ou blocos de meia hora para maior visibilidade.
Divida grandes tarefas em tarefas menores para que você possa se sentir mais realizado e menos sobrecarregado.
Sim, sua lista de tarefas será mais longa, mas você passará mais rápido e poderá atribuir tarefas menores a outras pessoas para alcançá-las ainda mais rapidamente.
Reorganize sua lista de tarefas com base em quando as coisas precisam ser feitas e quando você está no nível máximo de desempenho.
Algumas pessoas são pessoas da manhã; outros precisam de algum tempo para se atualizar. Saber como você executa melhor é fundamental para organizar sua agenda para um ótimo desempenho. No entanto, tenha em mente que há muitos estudos que foram feitos na tomada de decisões no final do dia. Evite, se possível, porque as pessoas tendem a tomar decisões mais rapidamente e com menos precisão à medida que o dia avança. Tome decisões importantes desde cedo, pessoa da manhã ou não.
Mantenha uma lista de pequenas tarefas para preencher quando tiver um tempo entre as tarefas do evento.
Isso é diferente da sua maior lista de tarefas. Estes são pequenos itens que levam menos de três minutos para serem realizados. A lista pode incluir algo como “Tweet uma foto da sobremesa”. Você ficaria surpreso com quantas vezes você tem alguns minutos à sua disposição. Com uma lista como essa, cada minuto pode ser produtivo.
Empregue habilidades eficazes de gerenciamento e produtividade
Faça um checklist com todos da sua equipe três dias úteis antes e novamente no dia anterior ao seu evento para garantir que todas as suas solicitações tenham sido atendidas.
Isso inclui todos os itens do seu evento. Percorra sua lista. Não basta perguntar “Está tudo resolvido?” Pode parecer inconveniente no momento, mas lhe dará maior tranquilidade e garantirá que todos estejam na mesma página antes que as coisas fiquem agitadas.
Faça um passo a passo no espaço do local.
Faça as correções finais. Anote qualquer coisa que ainda esteja pendente. Atribua isso a alguém em sua equipe para acompanhar. Embora você possa ser tentado a adicioná-lo à sua lista, provavelmente não é algo que realmente requer sua atenção. Anote o que precisa ser feito e o que é considerado um sucesso e passe adiante. Falando de….
Delegar sem microgerenciar.
Se você confia na sua equipe e aproveitou o tempo para garantir que todos estavam no lugar certo, com as habilidades certas, dar responsabilidades adicionais fará com que todos ficassem mais felizes. Lembre-se de que você não tem tempo para microgerenciar e ninguém tem um bom desempenho nesses termos. Pode até haver ramificações negativas na saúde. Ninguém precisa estar doente e estressado.
Sempre tenha um kit “MacGyver”.
Encha-o com todos os pequenos itens que você pode precisar, como uma agulha e linha, fita adesiva, um fiapo rolo, canetas, baterias, carregador portátil, rádio, mochilas, fio dental, etc.
Designe alguém para gerenciar suas mídias sociais para que um pequeno problema não se torne um grande problema.
Crie um gráfico de procedimento de escalonamento de mídia social para dar a essa pessoa alguma autonomia. Neste fluxograma, liste os cenários “se / então” que explicam o que eles podem lidar com comentários expressivos (ou suporte a participantes) e o que requer intervenção direta. Inclua as situações e o status do participante. Por exemplo, você provavelmente não quer que sua pessoa de mídia social vá até você se alguém reclamou da sobremesa. No entanto, você deseja que eles o notifiquem se o CEO da sua organização o fez.
Tarefas em lote semelhantes ou em áreas semelhantes e todas de uma vez.
Por exemplo, se você sabe que precisa fazer check-in na equipe de portaria e tirar uma foto da recepção para o Instagram, faça essas coisas ao mesmo tempo, mesmo que uma seja muito menos importante que a outra. Você está lá de qualquer maneira e vai melhorar a eficiência porque você não está indo e voltando.
Faça quando tiver tempo.
Não ponha alguma coisa só porque você acha que pode. O único bloco de tempo que você tem a certeza é o que você está agora. Quando as coisas estão agitadas ou você está cansado, é fácil colocar algo fora. Mas com um evento, você nunca sabe o que vai acontecer. Você pode pensar que a manhã de amanhã está aberta e você pode deslizar o “pendente” para lá quando estiver mais descansado, mas não há como prever como será esse ponto amanhã. Se você tiver tempo, faça isso agora. Agora é tudo que você tem.
Mantenha uma atitude boa e produtiva
Dê a si mesmo uma pequena vitória logo no começo para ganhar impulso.
Embora muitos especialistas sugiram abordar suas tarefas mais difíceis mais cedo, e isso é importante, adicionar uma tarefa pequena e rápida que você sabe que pode terminar em primeiro lugar permite que você crie uma dinâmica e sinta-se bem em fazer algo rápido. Depois disso, enfrente um trabalho difícil, mas divida-o em pedaços gerenciáveis para manter o ritmo.
Não ocupe espaço na sua cabeça para dúvidas sobre as escolhas que você fez.
Ir em frente. Revisitar decisões passadas pode exigir muito da nossa reserva emocional. Tome uma decisão e deixe ir. Se você precisar mudar a decisão, faça-o por uma boa razão, não porque você tenha insistido nisso e tenha adivinhado seu pensamento original.
Lembre-se: complete trunfos perfeitos.
Na maioria dos eventos, as tarefas precisam ser concluídas. Trabalhar em algo mais do que o necessário, porque você está tentando fazer algo perfeito, não ajuda você nem seu cliente. Seu cliente quer um trabalho completo, não ideias perfeitas.
Sorria.
Você se sentirá melhor e as pessoas ao seu redor também. Embora pareça um pouco banal, um estudo recente descobriu que aquelas pessoas que eram incapazes de franzir a testa eram mais felizes do que as que podiam. Então, se você quer ser mais feliz, considere que o que fazemos com nossos corpos pode ter um efeito sobre como percebemos as emoções.
Ouça o assunto em questão.
Não tente resolver até entender. Muitas pessoas ouvem um problema e imediatamente começam a procurar por soluções antes de entender completamente o problema em questão e o que foi tentado. Se alguém chega até você com um desafio ou problema, conceda-lhe o tempo que merecem para entender seu lado antes de propor soluções. Se você está ocupado pensando em soluções, pode deixar de perceber o que eles estão dizendo.
Agilize suas operações para maior eficiência
Use um chatbot para reduzir as perguntas frequentes para você e sua equipe.
Essa tecnologia ainda é nova o suficiente para que as pessoas gostem de usá-la. (O chatbot da SXSW apresentou 56.000 perguntas em seu evento de 2017.) É fácil de implementar e a maioria dos participantes está familiarizada com a pesquisa por voz, já que é provável que ela seja usada em sua vida pessoal e profissional.
Quando surgirem problemas, pergunte a si mesmo se eles precisam de sua atenção ou se eles podem ser atendidos por um funcionário menor.
Faça bom uso do seu tempo. Se você estiver trabalhando em um atolamento de impressora no registro, não poderá lidar com outro problema. A realização de tarefas que podem ser passadas para outras pessoas (como a impressora) dá a impressão de que você está realizando um programa individual ou de que você não confia em sua equipe.
Simplifique e automatize o que você puder.
A emissão de vouchers ou ingressos é uma grande dor de cabeça para você? Considere um check-in ágil, que exige equipes mínimas. Quer conhecer mais? Conheça o App Organizador da IngressoLive que tem esta opção disponível.
Concluindo
Há muitas partes ao supervisionar um evento e que nem cobrem as peças sobre as quais você não tem controle. Procure maneiras de agilizar tarefas e delegar para se tornar mais produtivo. Ao fazer isso, você libera tempo para lidar com os desafios que você não pode planejar.
Quer saber como você pode ser ainda mais produtivo no dia do seu evento? Confira mais do nosso conteúdo aqui no Blog da IngressoLive
Revisão e Tradução: Equipe IngressoLive | Fonte: EventBlogManager
