Como planejar um evento

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Aprender a planejar um evento requer habilidades de multitarefa e (muitas vezes) raciocínio rápido.

Para ter sucesso, você precisa conhecer e entender o básico para planejar seu evento de forma eficaz. O planejamento de eventos é uma carreira divertida e gratificante, e é muito mais fácil quando você aprende e desenvolve suas habilidades em negociação, comunicação, orçamento (os planejadores de eventos mais bem-sucedidos fazem isso muito bem) e gerenciamento de projetos.

Antes de avançar e escolher um local para o evento, é importante reservar um tempo para criar um plano para planejar um evento de maneira adequada.

 

Como planejar um evento

Use estes 10 passos para que você esteja preparado e entenda a logística do evento:

 

  1. Conheça e entenda o objetivo do seu evento. Por que você está tendo o evento? Qual é o objetivo do seu evento? Conhecer o objetivo do seu evento é a chave para o sucesso do seu evento.
  2. Depois de entender o escopo do evento, identifique a equipe que ajudará a planejar e gerenciar o evento.
  3. Escolha uma data do evento. É uma boa ideia ter algumas opções de data, caso sua primeira escolha não esteja disponível. Não se esqueça de verificar feriados oficiais!
  4. Analise as opções do local do evento. Antes de assinar o contrato do local, vá e veja o local pessoalmente e conheça o gerente do local. Olhar as fotos on-line é muito diferente do que “sentir” o lugar. Recomendo que você visualize pelo menos cinco propriedades / opções de local para que você saiba o que eles oferecem, as datas disponíveis, você conheceu e viu a equipe deles e viu os arredores do local.
  5. Estabeleça seu orçamento para eventos. Uma peça fundamental ao aprender como planejar um evento, seu orçamento determina qual local você usará, o tipo de comida servida em seu evento e o entretenimento que você contratará. Ao criar um orçamento para eventos, é importante incluir uma coluna “estimativas” para ajudar a criar uma visão geral de custos realista.
  6. Crie um plano administrativo. Neste ponto, você pode optar por usar o software de gerenciamento de eventos para rastrear seu orçamento, cronograma de trabalho e registro de convidado. Se a compra de software não estiver no seu orçamento, use o Trello – uma plataforma gratuita de gerenciamento de projetos que ajuda você a acompanhar e gerenciar os detalhes de seus eventos.
  7. Depois de criar o orçamento do seu evento, é hora de escolher a comida e a bebida que serão servidas durante o evento. Lembre-se, isso pode levar (até) 30-40% do orçamento do seu evento E as pessoas sempre se lembram da comida, então escolha sabiamente se você quiser ter uma impressão duradoura.
  8. Determine o entretenimento do seu evento e/ou palestrantes. É importante identificar as opções de entretenimento adequadas para o objetivo do evento.
  9. Crie um plano de publicidade e um plano de parceria/patrocínio (opcional). Dependendo do tamanho e do escopo do seu evento, você precisará ou não criar um plano de publicidade e / ou um plano de parceria. Desde os estágios iniciais do planejamento até o final do evento, incorpore essa etapa se ela for adequada ao seu processo de planejamento de eventos.
  10. Evento Wrap Up (também conhecido como post-mortem). Muitas vezes negligenciado, mas uma parte muito importante de aprender como planejar um evento, o processo de avaliação permite que você aprenda com seus erros e meça seus sucessos. Usando seu objetivo de evento como uma diretriz, decida seus critérios de sucesso e como melhorar seu próximo evento.

 

Pronto para aprender como planejar um evento?

 

Revisão e Tradução: Equipe IngressoLive  |  Fonte: eventplanningblueprint

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