Como escolher o local correto para o seu evento

Como organizador de eventos, você já sabe a importância de encontrar o artista certo para o seu evento. Mas o que você pode não perceber é que há outro elemento que pode realmente ajudar ou atrapalhar o sucesso do seu evento: o local.

Um ótimo local pode compensar o entretenimento (contanto que o resto do evento corra bem). Mas mesmo o melhor artista do mundo não poderá ajudar se o local selecionado estiver errado para o evento.

Aqui estão algumas coisas que você deve ter em mente ao escolher o local certo para o seu evento de entretenimento.

 

Tamanho importa

A capacidade do local deve ser a primeira coisa que você considera. É um pouco como Goldilocks: o local não deve ser grande demais para o seu evento, mas também não deve ser muito pequeno. O truque é encontrar um local certo.

Muitos organizadores de eventos estabelecem relações de trabalho com um ou dois locais, o que pode ajudar a economizar muito tempo e esforço ao planejar a logística. Mas é importante lembrar que só porque um local funcionou para um tipo de evento, o mesmo pode não ser necessariamente verdadeiro para outro tipo.

O tipo de evento que você está organizando será o primeiro passo para descobrir o local certo para suas necessidades. A contagem de convidados pode variar muito entre eventos privados e públicos, por isso você deve levar isso em conta.

Se você estiver hospedando um evento privado ou mais intimista, não precisa de 10.000 metros quadrados de espaço – isso fará com que seu evento pareça pouco frequentado, e é difícil aproveitar um evento quando parece que ninguém está lá. Por outro lado, um espaço pequeno pode não ser a melhor escolha para um evento público; você não quer afastar as pessoas à porta (ou, pior ainda, ser desligado porque você está sobrecarregado), então, se você está fazendo um evento público, mais espaço normalmente é bom.

 

Layout

O layout do local também é importante, mas determinar o layout certo depende do tipo de evento que você está organizando e da função que você espera que o entretenimento do evento desempenhe durante o evento.

Se houver outro objetivo para o evento e o artista estiver desempenhando mais uma função de segundo plano, não há problema em reservar um local com muitos cantos ou ângulos. Na verdade, um grande espaço aberto provavelmente não é o ideal, já que seus convidados vão se concentrar naturalmente no artista, o que pode não ser o que você deseja.

Por outro lado, se você espera que o entretenimento seja o ponto focal do evento, o layout do local é extremamente importante. alguns locais são muito mais preferíveis para os outros quando se trata de sediar eventos que são centrados em entretenimento de eventos. Um local com um piso plano aberto que oferece 180 graus de visão clara e desobstruída do palco é uma opção muito melhor do que uma com muitos cantos ou ângulos.

Então, se o seu artista é o principal ponto de venda para o seu evento, você precisa cumprir essa promessa. Para fazer isso, seu público e o intérprete precisam aproveitar o programa, e isso é muito mais difícil se eles não conseguirem ver um ao outro.

 

Necessidades do anfitrião

Ao selecionar um local, muitos organizadores do evento se concentram na satisfação dos convidados. Mas se o evento incluir entretenimento, você precisa considerar se o local é adequado para o artista também. Afinal de contas, um artista feliz é muito mais propenso a fazer um bom show do que um insatisfeito, e um bom show fará seus convidados mais felizes. Aqui estão algumas das coisas que você precisa considerar.

 

Som e Acústica

Primeiramente, se você estiver agendando uma apresentação musical, considere a configuração do som. Se o local em questão não tiver um bom sistema de som interno ou o equipamento necessário para um ato musical, você terá que alugá-lo, o que aumentará o custo do evento.

A acústica do local também é importante. Os músicos querem fazer o melhor show possível para os convidados do evento, mas a má acústica pode tornar isso quase impossível. Então, se você está pensando em reservar um evento musical para o seu evento, comece por olhar para os locais que são conhecidos por sediar shows – eles provavelmente terão a maior parte (se não todos) dos equipamentos que você precisará.

 

Acomodações

Ao reservar um evento de entretenimento, o contrato geralmente incluirá um “passageiro”; ou seja, requisitos para o que o animador precisa quando está no local, mas não está se apresentando. Isso pode incluir a configuração de som, alimentos e bebidas, mas muitas vezes também inclui uma área privada para o artista se preparar para o show.

A maioria dos artistas estabelecidos não ficará feliz se tiver que se preparar para a apresentação em um corredor ou banheiro, e você não quer que eles se distraiam ou incomodem com as pessoas no seu evento, especialmente antes de sua apresentação. Portanto, se o artista que você selecionou precisar de um lugar particular para relaxar, o local escolhido precisará incluir um espaço que só será acessível ao artista e à equipe deles.

 

Localização

Por fim, o passageiro de um artista também estabelece seus requisitos para viagens e acomodações. Como organizador do evento, você é frequentemente responsável por cobrir essas despesas e, se o local for muito longe, seus custos podem disparar. Por exemplo, se você selecionar um local que não seja próximo a nenhum aeroporto importante, a viagem aérea do artista será mais cara. E se o único hotel aceitável para o artista for uma hora mais longe do local, você acabará pagando muito mais pelo transporte de ida e volta do evento.

Como mencionado anteriormente, um artista feliz significa um melhor desempenho. E se é ou não um ponto focal do seu evento, um bom desempenho do seu entretenimento aumentará a experiência geral do evento. Escolher o local certo é o primeiro passo para que o seu evento seja o mais divertido e memorável possível.

 

Revisão e Tradução: Equipe IngressoLive  |  Fonte: eventplanningblueprint