Como dimensionar seu evento usando análises inteligentes

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O planejamento de eventos é uma tarefa extremamente exigente. As equipes e pessoas responsáveis ​​por organizar e gerenciar eventos em geral exigem uma infinidade de habilidades e técnicas para serem bem-sucedidas e dimensionar seus eventos.

Há uma década, era a capacidade de trabalhar com computadores e plataformas tecnológicas que era percebida como um requisito mesmo para profissionais não técnicos. No entanto, com a aceitação e experiência do usuário, bem como a disponibilidade de plataformas bem integradas, colocar a tecnologia para funcionar não é mais o principal desafio. Empresas de todo o mundo estão trabalhando duro para aproveitar o valor dos dados para criar experiências melhores e mais aprimoradas para seus clientes e consumidores em seus eventos.

 

Tomada de decisão baseada em dados e a importância para seus eventos

Para acompanhar o resto do mundo, os planejadores de eventos precisam adicionar uma nova competência imprescindível em seu repertório – a capacidade de analisar, compreender e aproveitar os dados.

 

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Saber as tendências é primordial

 

Existem muitos fatores que impulsionam essa mudança

Enquanto os eventos de negócios estão mantendo seu lugar no mix de marketing corporativo em meio a incertezas econômicas e políticas significativas, os expositores e patrocinadores também estão buscando retornos crescentes em seus investimentos. Em resposta a isso, os organizadores de muitos dos principais eventos mudaram seu foco de permitir que as interações no local sejam um catalisador para o estabelecimento de relações comerciais de longo prazo.

Há também um senso de urgência para fornecer experiências personalizadas e personalizadas aos participantes, pois eles estão procurando aproveitar ao máximo os orçamentos reduzidos e o tempo mais curto em qualquer evento. Em essência, já foram os dias em que os planejadores de eventos podiam tomar decisões baseadas apenas na intuição ou em uma ampla compreensão do público. As análises de dados são corretamente entendidas como a principal ferramenta de tomada de decisões e os produtores e planejadores que podem tomar decisões de curto e longo prazo, impulsionados por uma análise de dados bem precisa.

Todos estão à procura de recomendações baseadas na profunda contemplação de tendências. Os responsáveis pelo gerenciamento de eventos precisam estar no topo das tendências emergentes e oportunidades nascentes para seus eventos e reter a audiência de seu público. Além disso, os mercados estão se tornando muito complexos e os eventos presenciais precisam evoluir muito rapidamente como resposta. Obviamente, uma coisa é reconhecer a importância da tomada de decisões baseada em dados e outra é fazer isso com sucesso.

Não é fácil gerenciar, correlacionar e minerar dados. É preciso muita introspecção e atenção aos detalhes para realizar este exercício. No entanto, como a maioria das habilidades, é uma habilidade que pode ser aprendida e aperfeiçoada. O ponto de partida, é claro, na utilização de tecnologia, técnicas e processos que ajudam você a coletar dados precisos de maneira eficiente e precisa.

 

Análises inteligentes para escalar seus eventos

As equipes de gerenciamento de eventos devem se concentrar em análises que quebram os principais problemas financeiros e operacionais. Para ter sucesso com a análise de dados, o que é necessário é uma estratégia clara, um pensamento crítico e objetivos muito bem definidos. Faça perguntas que ajudarão você a identificar histórias ocultas em seus dados e ajudar você a ter insights úteis. Concentre-se em insights que podem gerar valor comercial e engajamento maior.

 

Querendo saber por onde começar?

 

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A importância da análise de dados para o sucesso do seu evento

 

Abaixo está uma lista rápida de perguntas significativas que você pode considerar em suas análises de dados para descobrir oportunidades de crescimento futuro e abordar questões emergentes:

 

Existe uma lacuna entre oferta e demanda nos meus eventos?

Fazer uma avaliação detalhada da lacuna entre oferta e demanda pode capitalizar a demanda reprimida. Por exemplo, avalie a lacuna oferta-demanda para categorias de produtos de expositores usando dados para pesquisas on-line, visualizações de estande e visitas no local. Compare suas ofertas com as demandas com os participantes. Isso ajudará você a identificar as novas categorias de tendências para as quais você pode querer obter mais representação em seu próximo evento. Analisando as lacunas entre oferta e demanda, você pode se concentrar melhor nas suas estratégias de vendas e marketing. Você também pode usar os gráficos e dados para atrair expositores ou patrocinadores em potencial, bem como novos participantes para o seu evento. Simplificando, quanto mais você sabe, as decisões mais bem informadas que você pode tomar.

 

O ritmo de retenção de meus participantes é do setor?

Numerosos estudos de caso revelaram que o custo de adquirir novos participantes é muito maior do que o custo de reter seus participantes existentes. Além de analisar os números de retenção do seu evento, também recomendamos avaliar as médias e os valores de referência no setor. A retenção proativa evita deserções ativas em seus concorrentes e permite que o evento construa um relacionamento duradouro e credibilidade com seu público. Ele também tem o potencial de ajudá-lo a identificar as necessidades dos novos participantes, para que você possa fazer um programa para se alinhar aos objetivos do seu público, independente do tipo do evento.

 

Há mudanças significativas na taxa de retenção de atrativos do seu evento?

É útil reunir a porcentagem de atrativos retidos no ano atual, mas você deve ir mais fundo para entender verdadeiramente o comportamento de seu (s) evento (s). Os atrativos atuais, sejam patrocinadores, atrações musicais, palestrantes, apresentadores e afins estão alavancando seu evento? Obter dados é essencial para entender um pouco mais e garantir o sucesso dos seus próximos eventos. A melhor maneira de ainda obter estes dados é ir a fundo e perguntar ao seu público. Afinal, não são deles que você pretende ter um feedback sincero e preciso?

 

Quais são os dados demográficos de compradores dentro de suas localizações geográficas específicas?

Cada local de evento pode ter dados demográficos e categorias separadas, exigindo que suas estratégias de vendas tenham comportamentos específicos da região que atendam aos requisitos do público-alvo. Coordene-se com sua equipe de gerenciamento para que você possa facilmente coletar esses dados antes e depois do evento.

 

O que podemos concluir?

Obter um controle preciso sobre os dados do evento fornece um melhor grau de confiança e adaptabilidade do negócio à medida que os organizadores de eventos planejam seu futuro. A questão mais comum hoje em dia não é a escassez de dados, mas sim descobrir o que fazer com todos os dados que estão sendo coletados e agregados para seus eventos.

O conhecimento e a inteligência obtidos da análise comparativa dos dados de seus eventos ajudarão você a ficar atento à vertical do seu evento e aumentá-lo para novos patamares, tudo com a ajuda dos atrativos, patrocinadores, expositores, palestrantes que estiveram com você em todas as etapas caminho. Investir o tempo e o esforço necessários para adquirir conhecimento e habilidades para a análise de dados convincente hoje trará um valor significativo para os eventos de negócios a longo prazo. É tanto um processo orientado por pessoas quanto é sobre tecnologia.

 

 

Revisão e Tradução: Equipe IngressoLive | Fonte: eventmanagerblog.com

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Caio

Sou responsável pelo Marketing na IngressoLive. Amo eventos, festas e tecnologia <3