Como desenvolver uma checklist para o planejamento de eventos?

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Você se esforça para criar uma checklist de planejamento de eventos?

É uma das partes mais importantes do planejamento de qualquer evento e, ainda assim, a maioria dos planejadores de eventos teme que não esteja acertando.

Embora não exista um passo a passo a seguir, há algumas diretrizes básicas a serem usadas ao montar sua checklist de planejamento de eventos.

 

4 dicas para criar uma checklist de planejamento de eventos:

 

# 1 – Use o objetivo e o orçamento do seu evento para criar uma checklist de eventos para que você não perca nenhuma etapa.

 

# 2 – Ao começar sua checklist, comece com o básico e adicione itens de linha, comentários, notas enquanto continua planejando seu evento.

 

# 3 – Use o Google Docs, por exemplo, para compartilhar sua checklist de eventos (ou partes dela) com seus clientes, se eles forem responsáveis ​​por qualquer coisa no estágio de planejamento.

 

# 4 – Quando o evento terminar, guarde sua checklist para auxiliar na criação do planejamento para o seu próximo evento.

 

Independentemente de você estar planejando um evento ou vários eventos ao mesmo tempo, a checklist do seu evento manterá você organizado e dará tempo para que algum problema seja resolvido antes que surja um problema (em potencial).

 

 

Para começar, segue um modelo para criação de checklist de planejamento de eventos.

(Esta é uma amostra e você precisará personalizá-la para atender às necessidades do seu evento.)

 

1 – Materiais para a montagem do evento – o que você precisa adicionar à sua caixa de ferramentas para este evento? Por exemplo, tesoura, que tipo de fita(s), grampos, bandas de cabelo, grampos, marcadores, etc.

2 – Local do evento – qual é o local ideal para o seu evento, quem é responsável pelo fornecimento do local e pela reunião com a equipe do local para realizar uma visita?

3 – Comidas & Bebidas – você usará um fornecedor ou equipe de buffet no local?

4 – Agenda do evento – qual é o objetivo do evento, o entretenimento está reservado?

5 – Marketing – desenvolva um plano de marketing e materiais promocionais.

6 – Requisitos de patrocínio – se os patrocinadores fizerem parte do seu evento, crie uma proposta de patrocínio e um pacote.

7 – Convites – projete e entregue convites para os convidados do evento e inclua uma data RSVP.

8 – Inscrição no evento/vendas de ingressos – informe aos convidados como se inscrever ou confirmar presença no evento, onde comprar, etc. Configure o seu registro de eventos através de seu site ou plataformas, como a www.ingressolive.com.

9 – Licenças e licenciamento – se necessário, obtenha licenças, eventos ou permissões de estacionamento para o seu evento.

10 – Sua equipe de eventos – quantas pessoas são necessárias para executar o evento e quais funções elas têm? Prepare um script de evento para cada membro da equipe para que ele/ela saiba o que está acontecendo e quando ao longo do dia.

11 – Sinalização de eventos – projete e imprima sinais de eventos direcionando as pessoas para o registro, banheiros, checagem e outras áreas importantes para o evento.

12 – Montar e desmontar estruturas – saber quando isso acontecerá e quais membros da equipe estão encarregados de montar e/ou desmontar a estrutura do evento.

13 – Orçamento de eventos – prepare um orçamento para eventos, monitore seus gastos e coloque todas as despesas do evento em uma planilha ou outro software de eventos que você usar.

14 – Avaliação de eventos – muitas vezes negligenciada, mas importante peça de planejamento e aprendizado, reserve um tempo no final do evento para conversar com seu cliente e sua equipe para analisar o que funcionou bem e o que não funcionou antes, durante e depois do evento.

 

Revisão e Tradução: Equipe IngressoLive  |  Fonte: eventplanningblueprint

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